Akta pracownicze: więcej i dłużej

 

Od początku roku zmianie uległ nie tylko czas gromadzenia dokumentacji pracowniczej, ale również jej zakres. Firmowe archiwa mogą się znacznie rozrosnąć, zamiast maleć.

 

Do niedawna akta osobowe pracowników i dokumentację płacową (m.in. listy płac czy karty wynagrodzeń) należało bezwzględnie przechowywać aż przez 50 lat. Inne dokumenty pracownicze firmy gromadziły zazwyczaj do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń podwładnych.

Nowe zasady

Wraz z nowym rokiem te reguły uległy istotnym zmianom. Zarówno akta osobowe pracowników, jak i pozostała dokumentacja personalna ma być teraz przechowywana przez 10 lat od końca roku, w którym szef rozstanie się z etatowcem.

Zasady obowiązują wszystkich pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. Firma może jednak skrócić okres gromadzenia dokumentacji także w stosunku do starszych stażem podwładnych (ale zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r.), składając w ZUS odpowiedni raport informacyjny.

Modyfikacje nie dotyczą pracowników z najdłuższym stażem, tj. zatrudnionych przed 31 grudnia 1998 r. W ich przypadku obowiązuje dotychczasowy 50-letni okres przechowywania akt osobowych i dokumentacji płacowej.

Dokumentacja puchnie

Ostatnim zmianom towarzyszyło dookreślenie dokumentacji, którą ma gromadzić szef. Dotychczas, poza aktami osobowymi, pracodawca odpowiadał przede wszystkim za prowadzenie ewidencji czasu pracy, imiennych list wypłacanego wynagrodzenia oraz kart przydziału odzieży i obuwia roboczego.

W nowych przepisach dokumentację pracowniczą znacząco przemodelowano. Zmiany polegają na wydzieleniu nowej części akt osobowych (część D dotycząca odpowiedzialności porządkowej) i przesunięciu niektórych dokumentów z części B (np. wnioski pracownicze dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowania systemu pracy weekendowej lub skróconego tygodnia pracy) do pozostałej dokumentacji. Na tym jednak nie koniec. Wprost przewidziano obowiązek przechowywania m.in. takich dokumentów, jak:

- 
wnioski pracownika o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych, czy dotyczące stosowania ruchomego czasu pracy (art. 1401 k.p.),

- 
dokumentacja związana ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy,

- 
zgody zatrudnionych opiekujących się małymi dziećmi do lat 4 na pracę w nocy, w nadgodzinach, w przerywanym czasie pracy, w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz na delegowanie poza stałe miejsce pracy,

- 
zgody pracownic w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w przerywanym czasie pracy.

Dodatkowo, firma musi obecnie gromadzić m.in.:

- 
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (np. wnioski urlopowe etatowca),

- 
skierowania na profilaktyczne badania zatrudnionych (dotychczas należało przechowywać jedynie orzeczenia lekarskie).

Wydłużony czas

Do tej pory przepisy nie przewidywały wprost terminów przechowywania wielu dokumentów – np. wniosków urlopowych, skierowań na badania lekarskie, zgód zatrudnionych korzystających z uprawnień rodzicielskich czy ewidencji czasu pracy. Niektóre z nich nie były więc w ogóle gromadzone, a inne przetrzymywano w aktach osobowych. Pozostałą część zachowywano jedynie przez zwyczajowo przyjęte 3 lata, czyli przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń byłych lub obecnych podwładnych.

Aktualnie te dokumenty pracodawca musi gromadzić przez 10 lat i to licząc od końca roku, w którym rozstanie się z podwładnym. Przy długoletnim zatrudnieniu dokumentacja może więc urosnąć do gigantycznych rozmiarów.

Szczegóły o ewidencji

Obowiązek wydłużonego przechowywania dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy potwierdza resort pracy. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 11 stycznia 2019 r., udostępnionym Rzeczpospolitej 8 marca br., w stosunku do pracowników zatrudnionych od 2019  r. dokumenty te należy przechowywać przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym ustanie zatrudnienie danego pracownika. Jedynie w przypadku starszych stosunków pracy ewidencje będą przechowywane na dotychczasowych zasadach, tj. przez zwyczajowe 3 lata.

Trudno znaleźć merytoryczne uzasadnienie dla tak długiego przechowywania ewidencji czasu pracy. Głównym celem jej prowadzenia jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Roszczenia płacowe przedawniają się tymczasem po 3 latach (art. 291 k.p.). Przechowywanie ewidencji czasu pracy (a nawet szerzej – dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy) przez jeszcze dłuższy czas zdaje się nie służyć interesom żadnej ze stron stosunku pracy. Co więcej, może powodować wątpliwości z punktu widzenia zasad niezbędności i ograniczonego okresu przetwarzania danych osobowych.

Poza personalną

Nie ma pewności co do tego, jak długo przechowywać listy obecności czy inne dokumenty potwierdzające przybycie i obecność w pracy. Sprawę utrudnia fakt, że mają one (zasadniczo) zbiorczy charakter, tj. dotyczą szerszego kręgu pracowników.

W tym zakresie z pomocą przychodzi stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 lutego 2019 r., udostępnione Rzeczpospolitej 8 marca br., w którym wskazano, że zbiorcze listy obecności nie są zindywidualizowanymi dokumentami prowadzonymi oddzielnie dla każdego etatowca, a więc nie są częścią dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy ani akt osobowych pracownika. Oznacza to, że przepisy prawa nie wskazywały i nadal nie wskazują obowiązkowego okresu ich gromadzenia. Słusznie zaleca się więc, aby listy obecności były przechowywane przez okres 3 lat.

Problematyczne grafiki

W świetle nowych regulacji sporo kontrowersji wzbudza też okres przechowywania harmonogramów czasu pracy. Według resortu pracy należy je przetrzymywać na zasadach analogicznych jak ewidencje czasu pracy, tj. przez 3 lata w stosunku do zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. oraz przez 10 lat, jeżeli dokumenty dotyczą zatrudnionych po tej dacie (przywołane wcześniej stanowisko z 7 lutego 2019 r.).

Pogląd ten pozostaje jednak dyskusyjny i zdaje się nie mieć oparcia w przepisach. Wprawdzie pierwotny projekt rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zakładał, że częścią dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy będzie kopia rozkładu czasu pracy wraz z potwierdzeniem jego otrzymania przez pracownika (zob. § 6 pkt 1 ppkt a projektu rozporządzenia z 13 września 2018 r.), jednak w toku prac zrezygnowano z tego rozwiązania. Finalnie w rozporządzeniu nie wskazano harmonogramów jako części składowej dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy.

Marta Rogocz jest prawnikiem w kancelarii Zawirska Gąsior – radcowie prawni i adwokaci

Zdaniem autorki

dr Patrycja 
Zawirska, radca prawny, 
partner w Zawirska Gąsior 
– radcowie prawni i adwokaci

Prawdą jest, że wraz z wejściem w życie nowych przepisów znacznemu ograniczeniu uległ czas przetrzymywania akt osobowych i dokumentacji płacowej. Z drugiej strony wprowadzono obowiązek gromadzenia nowych dokumentów. Niektóre 
z nich (związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy) 
nie podlegały wcześniej nawet zwyczajowemu przechowywaniu. Poza tym 10-letni okres ma zastosowanie nie tylko do akt osobowych i dokumentacji płacowej, ale również do pozostałej dokumentacji pracowniczej (w tym dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy). Zmiany są więc wielowymiarowe.

Zdaniem resortu

Stanowisko Ministerstwa

Wyciąg ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 11 stycznia 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej

(...) Dokumentację dotyczącą stosunku pracy (w tym ewidencję czasu pracy) należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia pracownika, 
a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, 
w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, 
chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres 
przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p. 
w brzmieniu nadanym powołaną wyżej ustawą z 10 stycznia 2018 r.). (...)

Przy czym, należy zaznaczyć, że powyższe okresy przechowywania odnoszą się do dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1 stycznia 2019 r. 
(tj. od dnia wejścia w życie powołanej wyżej ustawy 
o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem 
okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich 
elektronizacją). Natomiast okres przechowywania 
dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych
przed dniem wejścia w życie ww. ustawy ustala się zgodnie 
z art. 7 ust. 2 tej ustawy, tj. na podstawie przepisów 
obowiązujących przed dniem jej wejścia w życie.

W tym miejscu należy podkreślić, że przepisy obowiązujące przed 1 stycznia 2019 r. nie wskazywały okresu przechowywania ewidencji czasu pracy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. W doktrynie prawa pracy dominował pogląd, 
że wskazane jest przechowywanie takiej dokumentacji (ewidencji) przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub 
wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu 
z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 k.p.). (...)

 

Wyciąg ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7 lutego 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej

- Przez jaki okres należy przechowywać listy obecności i harmonogramy czasu pracy z okresu sprzed nowelizacji przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji i powstałe 
od 1 stycznia 2019 r.?(...)

Dokumentację pracowniczą (w tym także np. rozkłady) należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p. w brzmieniu nadanym powołaną wyżej ustawą z 10 stycznia 2018 r.). W przypadku jednak, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza (np. rozkład czasu pracy) może stanowić dowód w postępowaniu, 
a pracodawca jest stroną postępowania, to obowiązany jest on przechowywać tę dokumentację do czasu jego prawomocnego zakończenia, 
nie krócej jednak niż do końca okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p. Natomiast w przypadku, gdy pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, 
o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p, przedłuża się 
o 12 miesięcy (art. 944 k.p.).Przy czym, należy zaznaczyć, że powyższe okresy przechowywania dotyczą dokumentacji odnoszącej się do stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1 stycznia 2019 r. (tj. od dnia wejścia w życie powołanej wyżej ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku 
ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Natomiast okres przechowywania dokumentacji odnoszącej się do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy ustala się zgodnie 
z art. 7 ust. 2 tej ustawy, tj. na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem jej wejścia w życie.
W tym miejscu należy podkreślić, że przepisy obowiązujące przed 1 stycznia 2019 r. nie wskazywały okresu przechowywania rozkładów czasu pracy (służących prawidłowemu rozliczaniu czasu pracy pracownika w ramach obowiązującego go okresu rozliczeniowego czasu pracy).
W doktrynie prawa pracy przeważał jednak pogląd, że wskazane jest przechowywanie takiej dokumentacji (tj. rozkładów czasu pracy) przez okres 3 lat 
od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia 
ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu 
z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 k.p.). Jak już zaznaczono wyżej dokumentację pracowniczą tworzą: akta osobowe – prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika oraz dokumentacja związana z jego stosunkiem pracy – także prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika (§ 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369). Zbiorcze listy obecności pracowników (prowadzone ewentualnie w przypadku przyjęcia u danego pracodawcy takiego sposobu potwierdzania przybycia do pracy oraz obecności w pracy) nie są zindywidualizowanymi dokumentami prowadzonymi oddzielnie dla konkretnego pracownika. Tym samym nie są one ani (w przeciwieństwie np. do ewidencji czasu pracy) częścią dokumentacji pracownika w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ani częścią jego akt osobowych. Zarówno dotychczasowe, jak i obecnie obowiązujące przepisy nie określały/nie określają okresu przechowywania wspomnianych wyżej list. Jednak ze względu na fakt, iż ewentualne roszczenia pracowników ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 
3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne, w doktrynie prawa pracy przeważał pogląd, że wskazane jest przechowywanie takich list przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 291 k.p.). (...)

Partycja Zawirska

Marta Rogocz

 

Rzeczpospolita

Dodaj swój komentarz

Uwaga!

Publikowane komentarze są prywatnymi opiniami użytkowników serwisu obpon.pl i nie ponosi on odpowiedzialności za treści wiadomości. Dodając powyższą wiadomość zgadzasz się z regulaminem dodawania komentarzy.
×
Szanowni Państwo!
W związku z wejściem w życie w dniu 25 maja 2018 r. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - dalej RODO informujemy, że:
Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest Ogólnopolska Baza Pracodawców Osób Niepełnosprawnych sp. z o.o. sp. k. w Rzeszowie (adres: 35-005 Rzeszów, Plac Kilińskiego 2) - dalej zwana OBPON.

Jak możesz uzyskać informację o swoich danych osobowych?

Możesz skontaktować się nami pisząc na adres e-mail rodo@obpon.pl lub kierując tradycyjną korespondencję na podany powyżej adres.

W jakim celu pozyskujemy i przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe będziemy pozyskiwać i przetwarzać wyłącznie w celach:

  1. świadczenia usług tj. zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  2. rozpatrywania skarg i reklamacji (art. 6 ust. 1 lit. c RODO czyli wykonanie obowiązku prawnego).
  3. archiwizowania dokumentów tj. umowy, korespondencji, faktur (art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  4. dochodzenie roszczeń związanych z zawartą umową art. (6 ust. 1 lit. f RODO czyli prawnie uzasadniony cel, który polega na prowadzeniu postępowań polubownych, sadowych i egzekucyjnych).
  5. działalność marketingowa własnych usług i produktów art. (6 ust. 1 lit. f RODO czyli prawnie uzasadniony cel, który polega na prowadzeniu działalności z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej, w tym np. świadczenie usługi newslettera).
Czy przetwarzamy Twoje dane w sposób zautomatyzowany?

Nie będziemy przetwarzać Twoich danych w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie. W ramach świadczonych przez OBPON usług korzystamy z plików cookies, tylko poprzez obserwacje i analizę ruchu na naszej stronie, jednak w ramach tych czynności nie przetwarzamy danych osobowych w rozumieniu RODO.

Kto może być odbiorcą Twoich danych?

Twoje dane możemy przekazywać innym podmiotom, które będą je przetwarzać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności będą to podmioty:

  1. uprawnione do otrzymania Twoich danych na podstawie przepisów prawa (np.: urząd skarbowy, Policja, sąd),
  2. przetwarzające Twoje dane na nasze zlecenie (np.: poczta, firma kurierska, bank, zaufani partnerzy biznesowi, wspierający naszą działalność gospodarczą),
  3. firmy wchodzące w skład naszej grupy kapitałowej (Ogólnopolska Baza Pracodawców Osób Niepełnosprawnych sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie).
Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane?

Twoje dane jesteśmy zobowiązani przechowywać przez okres wskazany w przepisach prawa lub gdy jest to konieczne do prawidłowego prowadzenia przez nas działalności gospodarczej np.:

  1. dane związane z wykonaniem umowy: do czasu przedawnienia roszczeń,
  2. dokumenty księgowe: do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawa podatkowa stanowi inaczej,
  3. dane dla celów marketingowych w przypadku przetwarzania danych na podstawie:
    1. zgody - do czasu jej wycofania,
    2. prawnie uzasadnionego celu - do czasu wniesienia sprzeciwu.
Twoje uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych przez OBPON.

Przysługuje Ci prawo dostępu do treści Twoich danych oraz prawa ich sprostowana, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody). W tym celu wystarczy, wyślesz do OBPON na adres e-mail lub pocztą tradycyjną swoje żądanie.

Jeżeli uznasz, że przetwarzając Twoje dane naruszamy RODO, to nasz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jako organu nadzorczego.

Czy podanie przez Ciebie danych jest obowiązkowe?

Podanie przez Ciebie danych jest konieczne do zawarcia umowy, jej wykonania oraz rozliczenia. W pozostałym zakresie jest dobrowolne.